10 Errores al implantar un ERP y cómo solucionarlos.

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Errar es humano. La frase, que algunos atribuyen a Cicerón y otros a Séneca el viejo o en San Agustín, tiene un mensaje muy claro: equivocarse es una parte de la naturaleza humana; sin embargo, nunca quizás un atenuante para repetir un error, sino un medio para aprender de la experiencia y no repetirlo en el futuro. Mucho más si lo que tenemos entre manos es evitar errores en implantar un ERP.

Errores al implantar un ERP.

Implantar un ERP es un proceso complejo; ya menudo, no es perfecto. Intervienen muchos factores, como el grado de madurez y la complejidad de los procesos que gestione la empresa; las reglas de negocio de la empresa; la formación y actitud hacia el cambio de los empleados; el tipo de ERP (estándar o a medida); la estrategia de implementación; de la solicitud de propuestas (request for proposal en inglés, RFP); el proveedor que hará la implementación; la selección del equipo de trabajo … la lista es larga. Y cada factor puede generar errores graves o leves; pero todos tienen el potencial de hacer fracasar el proyecto.

Y es que no estamos ante otro proyecto más bajo la responsabilidad de los “informáticos”. Nada más erróneo; la implantación representa un periodo de cambio muy importante para cualquier empresa, una nueva filosofía que afectará a la totalidad de los departamentos.

De modo que si está pensando en implantar un ERP o si ya lo ha hecho, este artículo recoge las lecciones que hemos aprendido a EIO tras muchas implantaciones. Lecciones que haría bien en emplear ya sea para eliminarlos desde el comienzo o para no caer en ellos en la próxima implementación.

He aquí la lista de los 10 errores más habituales en implantar una solución ERP.

1. No recoger los requisitos de forma adecuada.

La implantación de una solución ERP es el mejor momento para identificar, mejorar o modificar los procesos empresariales. Automatizar procesos erróneos, obsoletos o ineficientes no tiene ningún sentido.

La recomendación EIO es que dedique tiempo y esfuerzo a analizar sus procesos, y generar un mapa de aquellos que sean críticos antes de elegir y comenzar la migración a una nueva solución ERP.

2. No contar con los usuarios durante la toma de decisiones.

Ya lo hemos señalado al principio: un proyecto ERP debe implicar a todos los departamentos de la empresa. Es imprescindible que todos participen y aporte su visión y soluciones. No sólo evitará aplicar soluciones ineficientes sino que mitigará la resistencia de los empleados al cambio.

3. No evaluar el tipo de solución ERP más adecuada.

Elegir una solución ERP no se puede hacer a la ligera. ¿Qué solución es la más adecuada? Un ERP o un conjunto de aplicaciones? Un ERP estándar o un hecho a medida? Un solución local o una en la nube?

Lo cierto es que pocas PYME necesitan una solución a medida. Sólo aquellas que lleven a cabo una actividad muy específica, con procedimientos muy definidos y formas de trabajo que le aporten una ventaja competitiva y disponga de un departamento informático potente. En el resto de casos, un ERP estándar cubrirá perfectamente sus necesidades.

Por otro lado, los costes de implantar y mantener una solución local o en la nube son muy diferentes; un presupuesto erróneo o no querer invertir lo necesario ha hecho fracasar más de un proyecto. También hay que evaluar las posibilidades de personalización y adaptación que unos y otros ofrecen.

4. No seleccionar un proveedor cualificado.

Muchas veces nos encontramos con responsables de empresas que han quedado deslumbrados por la lista de prestaciones de una solución ERP. Pero que no ponen el mismo énfasis en la selección del proveedor que la implantará. Un error muy común con dramáticos resultados.

Si elegir la solución ERP es importante, lo es aún más acertar con el proveedor. Puede representar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Nuestra recomendación es que elija un proveedor con una larga trayectoria, que conozca el sector. Esto nos ayudará a lograr una implementación más fluida y rápida, con menos coste y más efectiva. Un proveedor con el que establecer una relación a largo plazo; alguien que esté siempre disponible, a nuestro lado.

5. No evaluar el tipo de implementación más adecuado.

El tipo de implementación dependerá de los objetivos y de los riesgos que la empresa quiera tomar. No es lo mismo optar por una estrategia donde se empieza con el sistema original y se van añadiendo funcionalidades; que optar por una implementación en un solo paso; o por otra más conservadora, tipo laboratorio, donde se hace un test controlado y entonces se extrapola al resto de la empresa.

Hay que tener presente que no siempre es posible establecer todos los requerimientos de antemano, llevar a cabo la implementación, formar a los usuarios y esperar que todo funcione casi de forma mágica. Nuestra recomendación es emplear un enfoque ágil que permita una implementación por pasos donde participe todo el mundo. Esto nos brinda la oportunidad de establecer los requerimientos, testear, analizar y repetir.

6. No prever la gestión del cambio.

La transformación que supone la implantación de una solución ERP no se producirán sin llevar a cabo una buena gestión del cambio tanto a nivel de personas, procesos y tecnología.

A menudo, a EIO nos encontramos empresas que hacen hincapié sobre la tecnología porque su objetivo es unificar, simplificar y automatizar los procesos. Y olvidan que hay que aplicar el mismo esfuerzo y atención a la planificación estratégica y en las personas de la empresa. Contar con los empleados que deberán emplear y adaptarse al sistema, con una buena gestión del cambio permitirá llevar a cabo la implantación en menos tiempo y con un grado de éxito superior.

7. Falta de soporte al equipo de implantación.

Además de elegir el equipo de personas responsables de la implantación, también necesitan de recursos y del apoyo adecuado para llevar a cabo la transformación de la empresa que supone una solución ERP. No hacerlo puede establecer la diferencia entre el éxito y el fracaso.

8. Falta de atención durante la migración de datos.

Un error muy común que hay que evitar. Porque se trata de un aspecto clave que hay que llevar a cabo con el máximo cuidado. Hay información de todo tipo: contable, producción, logística, etcétera, que cambian a lo largo del proceso y hasta el último momento. Es fundamental asegurar la calidad de los datos a transferir. Nuestra recomendación es nombrar un responsable de cada una de las áreas que garantice la calidad de los datos y se coordine con el proveedor en tiempo y forma.

9. Falta de información.

El proceso de implantación de una solución ERP suele ser largo. Y a lo largo de este proceso es imprescindible mantener informados a todos los responsables e implicados los diversos departamentos. Una buena idea es crear un plan de comunicación para cada una de las fases de implantación. También es importante asignar un responsable de cada departamento para que se mantenga coordinado con el resto de la empresa.

10. Falta de una estrategia de mantenimiento.

Es un error pensar que el trabajo se termina una vez implantada la solución ERP. No es cierto. Hay que establecer y planificar una estrategia de mantenimiento, tanto a nivel técnico como a nivel de los empleados. El sistema necesitará mejoras y adaptaciones para no quedar obsoleta; y los trabajadores deben colaborar en esta tarea y mantenerse alienados con los objetivos y procesos de la empresa. También hay que tener presente las cuestiones de seguridad y los posibles errores de la solución. Se trata de garantizar que la solución ERP funciona sin problemas y está actualizada.

¿Quiere implantar o cambiar de solución ERP? Llámenos; en EIO llevamos 25 años implantando soluciones software de negocio y le asesoramos sin compromiso.

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