10 Errors en implantar un ERP i com solucionar-los.

Jose Velategui

Errar és humà. La frase, que alguns atribueixen a Ciceró i d’altres a Sèneca el vell o a San Agustí, té un missatge molt clar: equivocar-se és una part de la naturalesa humana; malgrat això, mai potser un atenuant per a repetir un error, sinó un medi per aprendre de l’experiència i no repetir-lo en el futur. Molt més si el que tenim entre mans és evitar errors en implantar un ERP.

Errors en implantar un ERP.

Implantar un ERP és un procés complex; i sovint, no és perfecte. Intervenen molts factors, com ara el grau de maduresa i la complexitat dels processos que gestioni l’empresa; les regles de negoci de l’empresa; la formació i actitud vers el canvi dels empleats; el tipus d’ERP (estàndard o a mida); l’estratègia d’implementació; de la sol·licitud de propostes (request for proposal en anglès, RFP); el proveïdor que farà la implementació; la selecció de l’equip de treball… la llista és llarga. I cada factor pot generar errors greus o lleus; però tots tenen el potencial de fer fracassar el projecte.

I es que no estem davant un altre projecte més sota la responsabilitat dels “informàtics”. Res més erroni; la implantació representa un període de canvi molt important per a qualsevol empresa, una nova filosofia que afectarà la totalitat dels departaments.

De manera que si esteu pensant en implantar un ERP o si ja ho heu fet, aquest article recull les lliçons que hem aprés a EIO després de moltes implantacions. Lliçons que faria bé en emprar ja sigui per eliminar-los des del començament o per no caure en ells en la propera implementació.

Aquí teniu la llista dels 10 errors més habituals en implantar una solució ERP.

1. No recollir els requisits de forma acurada.

La implantació d’una solució ERP és el millor moment per a identificar, millorar o modificar els processos empresarials. Automatitzar processos erronis, obsolets o ineficients no té cap mena de sentit.

La recomanació d’EIO és que dediqui temps i esforç a analitzar els seus processos, i generar un mapa d’aquells que siguin crítics abans de triar i començar la migració a una nova solució ERP.

2. No comptar amb els usuaris durant la pressa de decisions.

Ja ho hem assenyalat al principi: un projecte ERP ha d’implicar a tots els departaments de l’empresa. És imprescindible que tothom participi i aporti la seva visió i solucions. No només evitarà aplicar solucions ineficients sinó que mitigarà la resistència dels empleats al canvi.

3. No avaluar el tipus de solució ERP més adient.

Triar una solució ERP no es pot fer a la lleugera. Quina solució és la més adient? Un ERP o un conjunt d’aplicacions? Un ERP estàndard o un fet a mida? Un solució local o una al núvol?

El cert és que poques PIME necessiten una solució a mida. Només aquelles que portin a terme una activitat molt específica, amb procediments molt definits i formes de treball que li aportin un avantatge competitiu i disposi d’un departament informàtic potent. En la resta de casos, un ERP estàndard cobrirà perfectament les seves necessitats.

D’altra banda, els costos d’implantar i mantenir una solució local o al núvol són ben diferents; un pressupost erroni o no voler invertir el que cal ha fet fracassar més d’un projecte. També cal avaluar les possibilitats de personalització i adaptació que uns i altres ofereixen.

4. No triar un proveïdor qualificat.

Moltes vegades ens trobem amb responsables d’empreses que han quedat enlluernats per la llista de prestacions d’una solució ERP. Però que no posen el mateix èmfasi en la selecció del proveïdor que la implantarà. Un error molt comú amb dramàtics resultats.

Si triar la solució ERP és important, ho és encara més encertar amb el proveïdor. Pot representar la diferència entre l’èxit i el fracàs.

La nostra recomanació és que triï un proveïdor amb una llarga trajectòria, que conegui el sector. Això ens ajudarà a assolir una implementació més fluida i ràpida, amb menys cost i més efectiva. Un proveïdor amb el que establir una relació a llarg termini; algú que estigui sempre disponible, al nostre costat.

5. No avaluar el tipus d’implementació més adient.

El tipus d’implementació dependrà dels objectius i dels riscos que l’empresa vulgui prendre. No és el mateix optar per una estratègia on es comença amb el sistema original i es van afegint funcionalitats; que optar per una implementació en un sol pas; o per una altra més conservadora, tipus laboratori, on es fa un test controlat i llavors s’extrapola a la resta de l’empresa.

Cal tenir present que no sempre és possible establir tots els requeriments per endavant, dur a terme la implementació, formar als usuaris i esperar que tot funcioni gairebé de forma màgica. La nostra recomanació és emprar un enfocament àgil que permeti una implementació per passos a on participi tothom. Això ens brinda l’oportunitat d’establir els requeriments, testejar, analitzar i repetir.

6. No preveure la gestió del canvi.

La transformació que suposa la implantació d’una solució ERP no es produiran sense dur a terme una bona gestió del canvi tant a nivell de persones, processos i tecnologia.

Sovint, a EIO ens trobem empreses que posen l’accent sobre la tecnologia perquè el seu objectiu és unificar, simplificar i automatitzar els processos. I obliden que cal aplicar el mateix esforç i atenció a la planificació estratègica i a les persones de l’empresa. Comptar amb els empleats que hauran d’emprar i adaptar-se al sistema, amb una bona gestió del canvi permetrà dur a terme la implantació en menys temps i amb un grau d’èxit superior.

7. Manca de suport a l’equip d’implementació.

A banda de triar l’equip de persones responsables de la implantació, també necessiten de recursos i del suport adient per dur a terme la transformació de l’empresa que suposa una solució ERP. No fer-ho pot establir la diferència entre l’èxit i el fracàs.

8. Manca d’atenció en la migració de dades.

Un error molt comú que cal evitar. Perquè es tracta d’un aspecte clau que cal portar a terme amb la màxima cura. Hi ha informació de tot tipus: comptable, producció, logística, etcètera, que canvien al llarg del procés i fins el darrer moment. És fonamental assegurar la qualitat de les dades a transferir. La nostra recomanació és nomenar un responsable de cada una de les àrees que garanteixi la qualitat de les dades i es coordini amb el proveïdor en temps i forma.

9. Manca d’informació.

El procés d’implantació d’una solució ERP sol ser llarg. I al llarg d’aquest procés és imprescindible mantenir informats a tots els responsables i implicats dels diversos departaments. Una bona idea és crear un pla de comunicació per a cada una de les fases d’implantació. També és important assignar un responsable de cada departament perquè es mantingui coordinat amb la resta de l’empresa.

10. Manca d’una estratègia de manteniment.

És un error pensar que el treball s’acaba un cop implantada la solució ERP. No és cert. Cal establir i planificar una estratègia de manteniment, tant a nivell tècnic com a nivell dels empleats. El sistema necessitarà millores i adaptacions per tal de no quedar obsoleta; i els treballadors han de col·laborar en aquesta tasca i mantenir-se alienats amb els objectius i processos de l’empresa. També cal tenir present les qüestions de seguretat i els possibles errors de la solució. Es tracta de garantir que la solució ERP funciona sense problemes i està actualitzada.

Vol implantar o canviar de solució ERP? A EIO l’assessorem sense compromís.

En aquest web processem dades personals com, per exemple, les dades de navegació. Si segueix navegant pel nostre web, EIO i altres companyies seleccionades podran instal·lar cookies o accedir a informació no sensible del teu dispositiu amb l'objectiu de personalitzar continguts i elaborar estadístiques. Pots configurar les preferències de privacitat ara o en qualsevol moment accedint a la nostra política de privacitat. Més informació,

ACEPTAR
Aviso de cookies
grafismo erp