Gestiona RGPD con las soluciones RGPD Ready de Sage

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El 25 de mayo de 2018 entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos o RGPD; se trata del marco regulatorio con el que la UE quiere avanzar hacia la nueva sociedad digital garantizando la protección de los usuarios en cuanto a la seguridad y privacidad de sus datos personales. Por ello, SAGE ha desarrollado un nuevo módulo para gestionar RGPD de forma efectiva.

RGPD: un nuevo reto para las empresas.

El nuevo reglamento RGPD conlleva un necesario plan de transformación para cualquier PYME, que incluye procesos, gestión del cambio, estructura organizativa, gestión de datos, análisis de los canales desde donde se captan los datos, así como protocolos de seguridad y comunicación en caso de ruptura de la seguridad. Un conjunto de acciones que hay que llevar a cabo antes del 25 de mayo.

Para hacer frente a este nuevo reto, las empresas deben incorporar nuevas herramientas tecnológicas, así como poner en marcha procesos de consultoría con el objetivo de diseñar tanto las políticas como los procesos necesarios que les permitan dar cumplimiento al nuevo reglamento.

Dentro del nuevo reglamento, un dato personal es cualquier información que permita identificar de forma unívoca a un usuario (aunque sea de forma indirecta), como una IP, un código de usuario o una localización física temporal..

A pesar de que alguien pueda pensar que el nuevo reglamento limita las posibilidades de tratamiento de los datos por parte de las empresas, no es así. En la práctica, supone un mayor nivel de comunicación con los usuarios y sus permisos, así como la incorporación de herramientas tecnológicas que permiten una correcta explotación de los datos.

Soluciones RGPD Ready de SAGE.

Sage ha desarrollado un software concebido para servir de ayuda en la implantación, gestión y mantenimiento del Reglamento General de Protección de Datos a través de un proceso sencillo, ágil, automatizado y con capacidades de trazabilidad.

La solución de SAGE para la gestión RGPD consta de varios niveles de servicio. De forma estándar, tanto Sage 50cloud como Sage 200cloud proporcionan una serie de funcionalidades básicas:

  • Gestión de contraseñas seguras.
  • Herramienta de diagnóstico RGPD.

La gestión de contraseñas es una mejora en la protección de datos y permite activar una sistemática de contraseñas seguras.

La herramienta de diagnóstico permite conocer la situación de la empresa respecto al cumplimiento del nuevo reglamento.

SAGE también ha desarrollado un Add donde con funcionalidades avanzadas que incorpora un módulo de RGPD así como una Gestión Documental. Ambos permiten automatizar gran parte de los procesos que hay que gestionar con el nuevo reglamento.

Módulo de RGPD.
Este módulo proporciona una serie de funcionalidades:

  • Información teórica relacionada con el RGPD.
  • Gestión de las principales entidades de producto susceptibles de contener datos personales, tales como clientes, proveedores, vendedores, cuentas contables, técnicos, entre otros.
  • Gestión de categorías, tratamientos y finalidades de los datos personales contenidos en las principales entidades.
  • Gestión de los procesos para el tratamiento del consentimiento, revocación y derecho al acceso a los datos.

Diversas pantallas del nuevo módulo RGPD de SAGE.

Gestión de listados y procesos de análisis de información:

  • Listado de propósito de datos.
  • Listado de registro de actividad.
  • Listado de consentimientos.
  • Listado de revocaciones.
  • Listado de derecho de acceso.
  • Análisis de entidades y datos protegidos.

Módul de Gestión Documental.

  • El módulo de gestión documental permite definir un árbol de categorías y sub categorías de acuerdo con las necesidades del cliente. Cada categoría cuenta con unos permisos para editar, crear, borrar, modificar, etcétera, así como extender estos permisos a categorías inferiores, hasta llegar a los documentos.

  • Los documentos pueden tener, además de observaciones, palabras clave y similares para indexar.

  • También dispone de un buscador de documentos.

  • En caso de trabajar de forma conjunta con el módulo RGPD proporciona funcionalidades adicionales orientadas a facilitar la gestión de la documentación propia del nuevo reglamento.

Por último, el nuevo módulo RGPD permite generar informes (de revocación, de estado de consentimiento, etcétera), así como gestionar el registro de actividades y mucho más:

  • Mantenimiento de todas entidades.
  • Circuito de consentimientos y revocaciones.
  • Gestión del derecho al acceso y portabilidad.
  • Gestión del derecho a la supresión.
  • Plantillas asociadas al circuito.
  • Histórico de trazabilidad.
  • Circuito de encargo de tratamiento (cliente/proveedor).
  • Gestor de procesos masivos RGPD.

El módulo de SAGE representa una solución que permite gestionar RGPD con garantías.

En EIO consideramos el nuevo RGPD como una oportunidad para demostrar a los clientes que nuestra organización cumple con las leyes y les ofrece las máximas garantías.

Para más información, no dude en llamarnos; le atenderemos sin compromiso.

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