Migración de datos: buenas prácticas

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La simple posibilidad de perder la base de datos de clientes, historial de ventas o el inventario de productos, debería hacer reflexionar a los responsables de cualquier empresa. Pero la realidad nos demuestra que no se dedica ni la atención, ni los recursos adecuados a un proceso crítico como la migración de datos.

Por otro lado, una serie de falsos mitos contribuyen a generar una imagen equivocada del proceso:

  • Migrar datos no es un simple proceso de copia de datos (ni de sincronización).
  • El proceso de migración no se lleva a cabo de una sola vez; es un proceso crítico y complejo que consta de una serie de fases. Requiere planificación y tiempo.
  • Hay que validar los datos antes de la carga y hacer tests para verificar que los datos se pueden migrar.

RAZONES PARA MIGRAR DATOS.

Hay muchas razones que hacen necesario llevar a cabo un proceso de migración de datos; entre otros:

  • Un cambio de sistema o de tecnología.
  • Actualizar versiones.
  • Compra de una nova aplicación.
  • Mejorar el rendimiento de una base de datos.
  • Aplicar políticas de seguridad.
  • Consolidar infraestructuras.
  • Reducir costes.

Sea cual sea la razón, la empresa se ve ante la necesidad de migrar sus datos del sistema actual a uno nuevo. Un proceso crítico que requiere de la máxima atención. Sin embargo, a menudo vemos cómo es subestimado y se deja en manos de los informáticos, cuando en realidad debería implicar a todo el personal de la empresa. La razón es simple: la información es el principal activo de cualquier organización.

Nuestra recomendación, como proveedores de servicios de informática, es que dedique al proceso de migración de datos la atención que merece, que lleve a cabo una correcta planificación, asigne los recursos adecuados y se deje asesorar por un proveedor de confianza.

Un proceso de migración deficiente puede destruir la información de una empresa.

RIESGOS EN LA MIGRACIÓN DE DATOS.

Una migración consta de varias fases donde los datos se extraen, transforman y se cargan desde un sistema a otro (ETL). Para lograr un proceso de migración correcto necesario en primer lugar, conocer bien las características de cada una de las fases y, en segundo lugar, ser consciente de los diversos riesgos que todo proceso de migración conlleva.

La experiencia EIO en este tipo de procesos nos ha permitido establecer un listado con los riesgos más habituales en una migración de datos; son los siguientes:

  • Planificación insuficiente.

    La falta de planificación es un error en el que las PYME incurren por varias razones. Entre ellas, podemos destacar la falta de revisión de los entornos, las dimensiones de los datos a migrar, o el grado de compatibilidad.

  • No tener en cuenta el impacto ni a los usuarios.

    Otro error típico, donde las PYME desprecian el impacto del proceso de migración sobre su organización, sobre sus usuarios o sobre las operaciones.

  • Especificaciones incompletas o inexactas.

    La consecuencia de no disponer de las especificaciones de mapeo y de las personas adecuadas es evidente: el proyecto no se llevará a cabo correctamente.

  • Falta de calidad de los datos.

    Este error tendrá efectos no sólo en los plazos establecidos sino sobre otras fases posteriores del proceso de migración de datos.

  • Pérdida de datos.

    Se produce en completar una migración de datos y descubrir que los datos no están disponibles en el nuevo sistema.

  • Interferencias.

    Es muy habitual; se produce cuando varias personas o departamentos utilizan la aplicación de origen simultáneamente durante el proceso de migración. Este error tiene que ver con la planificación del proceso.

  • Falta de estrategia de coexistencia.

    Suele ser habitual y su origen puede ser diverso.

  • Problemas de gestión del proyecto.

    A lo largo del proceso de migración es necesario establecer una coexistencia perfecta entre los dos sistemas. No tener en cuenta este factor provocará interrupciones y pérdida de productividad, entre otros costes. Si el proceso de migración se lleva a cabo a lo largo de varias fases, la coexistencia es fundamental.

  • Falta de políticas de migración.

    La falta de políticas de migración seguras puede conllevar la pérdida de datos a lo largo del proceso de migración.

  • No pensar en el “día siguiente”.

    Las PYME suelen concentrarse en el proceso de migración y menudo olvidan la imprescindible optimización del nuevo entorno.

Poco más del 50% de las migraciones de datos se completan a tiempo.

FASES DE UNA MIGRACIÓN DE DATOS.

Para llevar a cabo una migración de datos hay que llevar a cabo las fases siguientes:

  • PLANIFICACIÓN. Hay que establecer la estrategia y alcance del proyecto hasta el análisis de viabilidad.
  • ANÁLISIS. Hay que tener en cuenta las características de las bases de datos de origen y destino. También hay que considerar la calidad de los datos (integridad, exactitud o consistencia).
  • TEST. Llevar a cabo los ciclos de pruebas a las aplicaciones que utilizarán la base de datos.
  • MIGRACIÓN. Quiere decir aplicar las etapas de extracción, transformación y carga.
  • EVALUACIÓN. Hay que medir los resultados y analizarlos y llevar a cabo los ajustes adecuados.

ESTRATÉGIAS DE MIGRACIÓN DE DATOS.

Existen varias estrategias de migración de datos que es posible aplicar en función de la tipología de la empresa o de sus sistemas. Las más conocidas son las siguientes:

Big Bang.

Consiste en seguir utilizando el sistema actual hasta que el proceso de migración de datos no finaliza. Esta estrategia trabaja y hace pruebas en el nuevo sistema con datos de prueba mientras se desarrolla la migración.

Ejecución en paralelo.
Consiste en validar los resultados que tiene el nuevo sistema comparando con la anterior, funcionando de forma concurrente ambos sistemas.

Migración incremental.
El nuevo sistema es activado de forma incremental a medida que se desarrolla la migración. Se empieza a emplear sin esperar que todo el nuevo sistema esté listo.

MIGRACIÓN DE DATOS: BUENAS PRÁCTICAS.

Con el objetivo de reducir al máximo el impacto de un proceso de migración de datos sobre la empresa, tales como la pérdida de datos, la no disponibilidad de los sistemas y los costes asociados, se hace necesario aplicar una serie de buenas prácticas . Mucho más en los entornos actuales 24x7x365, o en la nube, donde no existe la posibilidad de detener los sistemas o esperar a hacerlo fuera del horario de trabajo. Por otra parte, muchas empresas utilizan apps móviles o sus web para llevar a cabo tareas cotidianas; por esta razón los datos deben ser consistentes en todos los canales y deben estar disponibles en tiempo real.

Estas buenas prácticas son las siguientes:

Más vale prevenir que curar.
Otorgar al proceso de migración la importancia que merece, planificando y asignando el personal y los recursos necesarios.

Visión global.
Pensar en la migración de datos sin olvidar el “día de después”.

Mantenerse en alerta.
Todo proceso de migración es vulnerable. Hay que estar mantener la vigilancia a lo largo de todo el proceso aplicando las herramientas y medidas adecuadas. Hay que evitar correr riesgos así como prevenir interrupciones y amenazas sobre la seguridad de la migración de los datos.

Mejorar la calitat de los datos.
Hay que aprovechar el proceso de migración para mejorar la calidad de los datos, tales como, detectando tipo o formatos de origen que no tienen correspondencia o eliminando redundancias y duplicidades o problemas de codificación que puedan afectar a ciertos conjuntos de datos. Este proceso debe hacerse antes de la carga de datos. La corrupción de los datos reduce la efectividad de los procesos de la empresa.

Recuerda, cuando te plantees la migración de un sistema a otro, ya sea una solución ERP, CRM o un sistema de producción, no menosprecies el proceso de migración de datos. Habla con tu proveedor y asegúrate de que nada fallará.

Si tienes alguna duda al respecto o quieres información adicional no dudes en ponerte en contacto con EIO. Como partners de SAGE y de SAP, estaremos encantados de asesorarte, sin ningún compromiso.

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